Datenmanagement – Einer der Kernpunkte von Unternehmen
Ein funktionierendes Unternehmen fußt auf einem gut strukturierten und methodisch aufgebauten Datenmanagement. So können die Daten zum größtmöglichen Nutzen in allen Bereichen eingesetzt werden, beispielsweise lassen sich vorhandene Daten für Marketingstrategien oder Investitionen sowie das Personalmanagement nutzen. Wichtig im Datenmanagement ist auch immer die Berücksichtigung der Datenqualität sowie des gesetzlichen Datenschutzes.
Digitales Datenmanagement – die verschiedenen Datenarten
Digitales Datenmanagement beschäftigt sich mit der Datenerfassung und Archivierung sowie einer sinnvollen Sortierung und Strukturierung der gesammelten Daten. Aber auch das Bereitstellen dieser Daten an alle zugriffsberechtigten Mitarbeiter sowie das Löschen der Daten gehören zum Datenmanagement.
Im Datenmanagement werden viele unterschiedliche Datenarten verwaltet, wobei man hauptsächlich drei Arten unterscheidet:
- Tabellarische Daten wie beispielsweise Excel-Tabellen. Diese werden auch strukturierte Daten genannt.
- Teilweise strukturierte Daten, die sich beispielsweise aus mehreren Objekten zusammensetzen, die in einem Datensatz kombiniert auftreten.
- Unstrukturierte Daten, die zwar viele Informationen enthalten, die aber für Marktanalysen zunächst entsprechend aufbereitet werden müssen. Dazu zählen beispielsweise Text- und Audiodateien sowie Bilder.
- Personenbezogene Daten wie Name, Adresse, Telefonnummer von Mitarbeitern und Kunden oder auch das Einkaufsverhalten von Bestandskunden.
- Firmendaten, beispielsweise aus der Buchhaltung, sowie alle anderen wichtigen Daten, die vor Zugriffen Unbefugter geschützt werden müssen.
- Sekundärdaten, die nur im Rahmen anderer Verarbeitungen entstehen, wie beispielsweise Informationen aus Überwachungsvideos des Firmenparkplatzes.
- Veröffentlichte Daten, die sich auf der Webseite oder in Firmenbroschüren befinden.
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Datenmanagement – diese Arten gibt es
Beim Datenmanagement geht es meist um das Verwalten und Bearbeiten von Daten aus einem bestimmten Bereich.
Dazu gehören beispielsweise:
- Die Stammdatenverwaltung mit beispielsweise allen Kunden- und Personaldaten sowie Auftrags- und Buchhaltungs- sowie Steuerdaten eines Unternehmens.
- Das Datenqualitätsmanagement, in dem die vorhandenen Daten auf Richtigkeit und Vollständigkeit sowie einheitliche Erfassung kontrolliert werden. (Die korrekte Erfassung lässt sich im Rahmen von Datenmanagement-Richtlinien festlegen)
- Datensicherheit und Datenschutz gehören zwingend zum Datenmanagement dazu und müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
- Das Big-Data-Management regelt die komplette Erfassung sowie die Nutzung oder Analyse der gesammelten Daten für die Optimierung von internen Abläufen und der Sicherheit.
Datenmanagement im Unternehmen
Beim Datenmanagement im Unternehmen trifft man vor allem auf das intelligente und das strategische Datenmanagement.
Intelligentes Datenmanagement
Wenn schon Datenmanagement, dann bitte ein intelligentes Datenmanagement. Wenn alle Daten sinnvoll und strukturiert in hoher Qualität erfasst werden, sind sie für viele Zwecke nutzbar. Idealerweise wird das Datenmanagement durch eine oder mehrere geeignete Softwares unterstützt, die die Abläufe optimieren und beschleunigen und eine einfache Verwaltung sicherstellen. Eine gute Lösung ist der Einsatz einer leistungsfähigen KI (künstlichen Intelligenz) im Rahmen einer Callcenter Software, um die Fehleranfälligkeit zu reduzieren.
Strategisches Datenmanagement
Da die erfassten Datenmengen besonders in großen Unternehmen sehr schnell anwachsen, ist ein strategisches Datenmanagement notwendig, welches Daten sinnvoll strukturiert und die Erfassung und Verwaltung optimal organisiert. Strategisches Datenmanagement kann von der IT initiiert werden, muss aber konsequent in allen Abteilungen Beachtung finden.
Zentrales Datenmanagement – das spricht dafür
Zentrales Datenmanagement bringt mehrere Vorteile für das Unternehmen:
-
- Wichtige Entscheidungen können datenbasiert getroffen werden
- Eine Doppelerfassung wird beim zentralen Datenmanagement vermieden
- Die Datenqualität wird bei der zentralen sicheren Erfassung erhöht
- Bei einer zentralen Erfassung können spezielle Richtlinien zur Erfassung erlassen werden, die ebenfalls zu einer besseren Datenqualität führen
- Mitarbeiter müssen nicht an jedem Arbeitsplatz die Daten aufwendig pflegen, sondern können zentral auf alle wichtigen und hochwertigen Daten zugreifen
- Aufgrund der zentralen Daten können verbesserte Analysen oder anderen Datenanwendungen durchgeführt werden